Skypeで会議するときの注意点まとめ

世界中どこにいても音声通話でグループ会議をしたり、ファイルを共有したりと一見いいことばかりですが、注意点を守らなければ効率よく会議が進みません。

そこでSkypeで会議する時の注意点をいくつかご紹介します。

Skypeで通話する意義があるかを確認する

普段の会議でも当然ですが、Skypeではさらに時間が大切となります。

グループ会議ではグループを作成し一斉に通話をするので、一人でも通信の影響などで欠けてしまうと話が進まないことがあります。

ネット環境が悪い、自分のアカウントにサインインできない。また、テーマや文書の共有、カメラやマイクの設定が上手くいかないなど、思わぬところで時間がかかってしまう可能性があります。

無料でどこにいても会議できるメリットがありますが、それを超えるデメリットもついてきます。デメリットを考慮した上で、Skypeを使用し会議をする必要性があるかをまず最初に考える必要があります。

他の人の発言中は全員が聞かなければならない

Skypeでは、誰かが話し始めると他の人と会話が被り聞きずらい状態になります。そのため、誰かが発言し終わるまで待つ必要があります。

会議では練った案件を隅々まで話し合わなければならないので、最後まで話を待つと効率が悪くなります。

参加者の人数確認をする

Skypeの音声通話は25人まで可能ですが、前の項で述べたことも相まって、大人数で会議をやっても話がまとまらず、時間の無駄になってしまいます。

大人数で話さなけばならない時は、グループを細かく分割し、1グループを2~5人までにしてそれぞれのグループでまとまった意見を後ほどまとめることをオススメします。

まとめ

特別な会議に直接出席できない、または海外との取引に使えるグループ会議ですが、メリット・デメリットももちろんあります。インターネット会議でまとめられる案件かどうかを確認して利用してみてください。


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