ビジネスにおけるメール署名の書き方

ビジネスメールでは読み手に無駄な時間をとらせないよう、署名をすることで送り主の情報を明確にすることが大切です。自分をアピールする大事な部分にもなり得ますが、いざ書こうとすると何を記載すればいいのか、文字数は何行ぐらいが適切なのかと迷ってしまうことも多いでしょう。

そこで今回は、ビジネス相手に一目置かれる「メール署名の書き方」をご紹介します。

署名とは?

署名は、いわば名刺のようなものです。メール内容を読んでもらった後に返信や電話連絡をしてもらうためには、署名を分かりやすく行う必要があります。

さらに、送り主の氏名や連絡先などの基本情報を確認してもらうだけでなく、どういう会社か、どんな人物なのかなどプラスアルファの情報をアピールすることも出来ます。

社会人同士のメールに署名は常識

ビジネスメールには基本の形があり、「宛名→挨拶→本文→結び→署名」の順に記載します。署名のメールアドレスをクリックして返信する場合もあるので署名はとても重要です。

大事なのはわかりやすさ

ビジネスの場では大量のメールをやり取りします。ですので、読み手にわかりやすいように署名を行うことは最低限のマナーです。

社会人の基本的な署名

<例>
--------------------------------------------
・会社名/部署/氏名
・電話番号/FAX
・メールアドレス
・URL
--------------------------------------------

このように、本文との見分けがつきやすくするために罫線などで囲う、長くなりすぎないように4~7行で作成するなどといった書き方がポイントになります。

業種にもよりますが、一般的な会社員の方は罫線や「□」「○」「◇」「=」など標準的な記号を使用します。会社によっては指定のテンプレートが用意されている場合がありますので、まずは上司や先輩に確認してみましょう。

個人事業主の基本的な署名

<例>
--------------------------------------------
・会社名/部署/役職(職種)/氏名
・電話番号(携帯電話)/FAX
・活動拠点(東京○○区、○○県○○市、などおおまかな住所)
・メールアドレス
・URL
・SNSアカウント
--------------------------------------------

フリーランスで仕事を始める場合、固定電話や住所など、すぐに変更できない情報はトラブル回避のため載せない方が無難です。一度限りになるかも知れない相手や初対面の方に対する署名は、最小限の情報にとどめておくようにしましょう。

アレンジを加え個性を出す

宣伝文句を加えたり、罫線を記号に変えるなど、いろんなアレンジ方法があります。そのうちのいくつかをご紹介します。

<例>
□■ ABC IT CO.,LTD ―――――――――――――――――
IT導入支援します! お気軽にご相談下さい!
株式会社 ABC IT  IT事業部本部長 鈴木 一
E-MAIL: abcabc.tanaka@itco.jp
URL: http://abcabc_it/
―――――――――――――――――ABC IT CO.,LTD■□

このように一言挿入したり、期間限定のキャンペーンなどの情報を記載することでお問い合わせが届きやすくなります。

営業時間と定休日追加で問い合わせ数UP

中小企業や個人の取引の場合、運悪く連絡がつかずそのままになってしまう顧客は少なからずいるものです。「今すぐ連絡をとりたい」「いつ頃なら連絡が取れるのか」という希望やタイミングにそえればビジネスチャンスは大きく広がります。

罫線を記号にする

<例>
◆◇◇◆◇◇◆◇◇◆◇◇◆
婦人服販売 ABC FASHION
http://www.abcabc_f@co.jp
Mail: abcabc.f@co.jp
◆◇◇◆◇◇◆◇◇◆◇◇◆

このように罫線を可愛らしいデザインにして、署名上の日本語を減らすことで女性らしさを表現出来ます。女性が対応していることが商品価値に繋がるケースでは、効果的な署名方法になるでしょう。また、記号で囲うことで堅すぎない印象も伝わります。業種のイメージに合わせて作成しましょう。

こんな署名は恥ずかしい…

せっかく作成した署名も、相手に届いてから「あれ?」とミスに気づくということがあります。そんな失敗例を確認しておきましょう。

形が崩れている

<例>
┏━━━━━━━━━━━━━━━━━┓
┌╂┐   ABC 工務店         ┃
│┗┿━━━━━━━━━━━━━━━━┛
│ │ abcabc_workman@co.jp
│ │ 東京○○区ならおまかせ!
└─┘ TEL:000-0000-0000

<例>
─ ☆ ────────────
  ▲  ABC音楽教室
  ▲▲  ○○市○○町00-00
──┸─────────────

こういった装飾は、フォントや閲覧環境によっては崩れてしまいますので、署名では避けるのが無難です。

文字化けしている

自分のパソコンでは読めていても、文字化けしてしまえば相手に伝わりません。環境依存文字(Ⅰや①など)は使わないようにしましょう。

リンクに飛ばない

「URL:」とホームページアドレスの間に空白が無いと、「URL:http://abcabc_it/」というアドレスだと誤認される場合があります。「URL: http://abcabc_it/」といったように署名を作成しましょう。また、最近では「URL:」自体を使用せず、「http://abcabc_it/」といったアドレス部分のみを記載している会社も多いです。

以上のポイントを踏まえて署名を作成すれば、社会人として周りよりも一歩リードできると思います。自分らしいアレンジを加えて、正しい情報を相手にしっかりアピールしましょう。

Tips:作った署名はメールソフトに保存

各メールソフト(メーラー)には署名を保存する機能があります。「オプション」から署名をつくり、メール作成フォームに挿入することで簡単に署名を行うことが出来ます。Gmailは「設定」の全般画面から署名をつくると、新規メール作成時に自動で署名が追加されます。


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