Gmailでメールをラベルで振り分けする方法

Gmailを利用していると、ついついメールをそのままにしてしまって気がついたら大量のメールが溜まったという経験がある方は多いと思います。必要なメールを探すのが大変になってしまいますね。

Gmailにはラベルという振り分け機能があります。ラベルとフォルダは同じようなものと考えていただいて構いません。メールに印をつけて、メールを分類し整理するためにラベルがあります。

ラベルをつける

メールに条件をつけてラベルをつけます。一般的なフォルダでは、ひとつのフォルダにしか振り分けられないのに対して、ラベルはひとつのメールに複数つけることができて、それぞれのラベルに表示されるのでとても便利な機能です。

振り分けたい条件を設定する

ラベルをつけたいメールを開きます。右の「その他」をクリックし、「メールの自動振り分け設定」を選択します。

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このようなウィンドウが出てきますので、フィルタのFrom欄に選択したメールのアドレスが出ますので右下の「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。他に検索条件をつけたい場合は各項目に入力します。

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今後この検索条件と同じメールが届いたときにどうするか、各項目にチェックを入れます。

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受信トレイがいっぱいになってしまわないよう、受信トレイを通さず直接ラベルに振り分けることもできます。また、この検索条件に合う今までのメールもラベル分けする場合は下の「○件に一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れます。「フィルタを作成」ボタンをクリック、新しいウィンドウが出ます。

このウィンドウでラベル振り分けの設定をします。

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「ラベルをつける」項目の「ラベルを選択…」をクリックすると上記の「ラベルを選択」&「新しいラベル」と出ますので、今回は「新しいラベル」を選択してラベルをつくります。

新しいラベル名をつけるウィンドウが出ますので、自分がわかるラベル名をつけて「作成」ボタンをクリックします。例として「Cyber」というラベルを作ります。

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一覧を見てみると「Cyber」というラベルが作られて、指定した条件のメールが振り分けられます。

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ラベルに階層をつける

メインラベルの下の階層にラベルを作ることもできます。

上記と同じように「その他」→「メールの自動振り分け設定」→「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。「ラベルをつける」にチェック→横の「ラベルを選択」から「新しいラベル」で先ほどと同じ、この画面がでます。

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新しいラベル名をいれ、「次のラベルの下位にネスト」をチェックすると、自分で作成したラベルが出てきますので、親ラベルを選択して「作成」をクリック、「フィルタの作成」ボタンをクリックして完了です。

今回は「Cyber」というラベルの下に「Google」というラベルを作成しました。

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ラベルの下の階層に新しいラベルがつきました。

また、メールを開いた状態で、上のラベルマークからラベルをつけることもできます。既存のラベルをつけるには「ラベルをつける」の下の検索ボックスから検索してラベルをつけます。ここに出ている各項目のラベルをつけることもできます。

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まとめ

ラベルは一つのメールに複数つけることもできますし、階層もいくつも作ることができます。ラベルの振り分けで受信トレイがいっぱいになることもなく、煩雑な手間を省くことができます。上手く活用していきましょう。


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