Gmailでメールの振り分けをする方法

仕事にプライベートに活用することが多いGmailですが、大量のメールを上手に整理することで受信トレイもスッキリ、大事なメールを見逃すこともなくなります。Gmailには便利な自動振り分け機能があります。

メールの振り分け

Gmailを開くと最初の画面は受信トレイです。ここにメールが大量に表示されているとげんなりですね。メール受信と同時に各ラベルに振り分けられるよう設定してしまいましょう。

自動振り分けの設定

振り分けたいメールを開いた状態で右にある「その他」から「メールの自動振り分け設定」を選択します。

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振り分ける条件をそれぞれあれば入力して「この検索条件でフィルタを作成」をクリックします。

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さらに振り分け条件ウィンドウが出てきますのでそれぞれチェックします。「受信トレイをスキップ」にチェックを入れると受信トレイからはスルーされますので、スッキリします。(削除されるわけではありません。)

ラベルに振り分けるときには「ラベルを付ける」にチェック、となりの「ラベルを選択…」をクリックします。

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既存のラベル・新しいラベルを作成ができるウィンドウが出てきますので付けたいラベルを選んで「フィルタの作成」をクリックして完了です。

「○件の一致するスレッドにもフィルタを適用する」にチェックを入れることで、過去のメールで条件に合うメールはすべてこのラベルに自動で振り分けられるようになりますのでこちらのチェックも忘れずに。

ラベルの管理

通常では隠れているラベル項目がありますが、見逃してしまうのを防ぐために表示・非表示の設定ができます。

「開く」をクリックしないと表示されませんのでつい忘れがちになってしまう機能です。

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ラベルの設定・変更

ラベルを常に表示させるには、メールを開いた状態でメールの上にあるラベルマークをクリックすると「ラベルの管理」という項目が出てきますのでクリックします。

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ラベルの一覧が出てきて、表示・非表示などの設定ができます。

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この画面をスクロールしていくと自分が作成したラベル項目が出てきます。

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隠れているラベルを常に表示させるには各ラベルの「表示」を選択します。

ここでラベル名を変えることもでき、新しくラベルを作成する・ラベルの編集と削除もできますが、ラベルを削除してもメールは削除されませんので安心してラベルの編集や削除ができます。

自動振り分けの再設定

一度設定した振り分けは何度でも簡単に変更することができます。ひとつのメールに複数のラベルを付ける、ラベルのつけ替えをすることもでき、何度でも再設定できます。

目的のメールが見つからないとき

メールを振り分けたあと、どこに行ったかわからなくなったメールを探すときは検索ウィンドウから検索するか「すべてのメール」を見てみましょう。

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「すべてのメール」を見てみると各ラベルが表示され、どのメールがどこに振り分けられているかわかります。受信したすべてのメールが表示されるので多少面倒でも、ここから探していくことができます。

自動振り分けでメールを整理するコツ

本来は仕事とプライベートのアカウントは別が望ましいですが、一緒に使っている場合はまず仕事とプライベートの区別、その次にメールの重要度で振り分けていくと良いでしょう。

重要なメールは受信トレイに表示

Gmailにログインすると最初の画面が受信トレイなので、大事な見逃したくないメールは自動振り分け設定とともに受信トレイにも表示させるほうが安心でしょう。あまり重要度が高くないメールに関しては、受信トレイはスルーさせ直接振り分けてしまえば受信トレイもスッキリします。


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