Gmailでメーリングリストを作成する方法

メーリングリストとは、何十人ものグループメンバーに一斉送信するだけではなく、それぞれ全員とメールで会話をやり取りできるシステムのことです。

4~5人くらいなら、普通にメールで「To」「Cc」「Bcc」で良いかと思いますが人数が多い場合はメンバー全員が同じメールを受信し、グループ内のメンバーが送ったメールも全員に配信されるので便利です。

メーリングリストを作成する

「Googleグループ」を使い、メーリングリストを作成していきます。

Googleグループを開く

Gmailにログインして、アプリマークから「グループ」を選択します。ここに表示されなければウィンドウ下の「もっと見る」をクリックして探してください。

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「グループを作成」ボタンをクリックします。

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グループの設定をする

メーリングリスト(グループ)の設定画面が出ますのでそれぞれ入力します。

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【グループ名】全員にわかりやすいメーリングリスト名をつけることが望ましいです。

【グループのメールアドレス】@マークの前に好きな文字を入れます。すでに存在している文字名は使えません。

【グループの説明】どういったメーリングリストなのか記入します。

【グループの主要言語】デフォルトは日本語です。メールで使用される言語はサポートされていますのでそれぞれ選択します。

【グループの種類】デフォルトは「メーリングリスト」です。他に「ウェブフォーラム」「Q&Aフォーラム」「共同トレイ」などの種類が選べます。ここでは「メーリングリスト」とします。

【基本的な情報】「トピックを表示」「投稿」「グループに参加」という項目がありますがそれぞれ種類を選択します。

記入と選択がすべて終わったら上にある「作成」ボタンをクリックします。

作成ボタンを押すとこういった確認ウィンドウが出ますので、テキストを入力して「続行」ボタンをクリックします。

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グループメンバーを追加する

招待して追加する

「そうめん同好会」というグループ(メーリングリスト)が作られました。この時点ではまだメンバーがいませんので、他のメンバーをグループに入れます。

ここのウィンドウから2パターンあります。

「他のユーザーをグループに招待する」をクリックする

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メンバーを追加する管理画面が出ますが、追加する方法は2つです。「メンバーを招待」もしくは「メンバーを直接追加」です。招待する場合は招待する人のメールアドレスを項目に入力していきます。招待のメッセージもここで作成できます。相手が承認したらリストに加えられていきます。

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「OK」ボタンを押す

『「そうめん同好会」グループを作成しました』という画面で「OK」ボタンをクリックした場合はプロフィール設定画面へいきます。デフォルトでは名前・写真など非表示になっていますのでこちらで設定します。メンバーの追加画面へ行くには、下の「管理」もしくは「メンバー」という文字をクリックします。

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「管理」という文字をクリックすると、現在のメンバーのリストが出てきてメンバーを追加する画面にいきます。

メンバーを直接追加する

こちらが上記に引き続いての画面です。現在のメンバーは管理者ひとりだけです。ここで招待もできますが例としてメンバーを直接追加していきます。直接追加する場合は相手の承認は必要ありません。

左の「メンバーを直接追加」をクリックします。

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追加するメンバーのアドレスを入力、カンマで区切り入力していきます。招待メッセージにはわかりやすい説明文をいれましょう。メールのオプションも忘れずにチェックします。

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招待メッセージを送る

直接追加されたメンバーへ招待メッセージが届きます。メーリングリスト(グループ)名や説明、メール アドレスと一緒に追加する場合に必ず送信されます。記入が終わったら「追加」ボタンをクリックします。(メールが送信されます)

※「追加」ボタンを押した際には、また確認する旨の文字入力画面が出てきますので見える文字を入れ、「続行」をクリックします。

追加したメンバーを確認する

追加したメンバーを見るには左にある項目「すべてのメンバー」をクリックします。

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メンバーをあとから追加、削除する

すべて下記の管理画面で行います。ログイン後「Googleグループ」トップページから「マイグループ」→自分が作成したメーリングリスト(グループ)が出ますので、管理画面へいきメンバーの一覧を出して追加・削除していきます。

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この画面左の項目から「追加」、上の「操作」ボタンから削除ができるようになっています。削除の際は削除するメンバーにチェックを入れます。

まとめ

メンバーを直接メーリングリスト(グループ)に追加する場合は相手の返信などの煩わしさはありませんが、知らないアドレスを入れたり迷惑メールなどに悪用した場合はアカウントを停止または取り消されることがありますのでご注意ください。

現在はもっと手軽なグループツールがありますがメーリングリストもコミュニケーションツールとして、ひとつの手段ではありますね。


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2017/12/05(火)
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