メールのミスをしないためのコツ

人間誰しもミスはつきものです。疲れていたり、焦っていたり、色々な原因があるでしょう。すぐに送れて便利なメールですが、手軽さゆえの失敗もありがちです。ですが、仕事での失敗は信用問題に関わりますので、すぐに改善しましょう。

メールのミスを減らすためのコツ

苦手分野を自覚する

人には向き不向きがあります。昔から読書をよくする方は文書作成にも強いですが、そうでない方はたくさんいます。どういったミスが多く、何が苦手なのかをはっきり知っておくと失敗防止につながります。

見直し癖をつける

とにかく何度も確認することが大事です。文章が出来上がってから見直すのではなく、タイピングしている文語ごとに見直し、修正しましょう。

会社名・氏名はコピー&ペーストする

社外へのメールでは、特に名前は絶対に間違えてはいけません。会社名・部署名・氏名は、リストや連絡先からコピー&ペーストするようにしましょう。

声に出して読む

実は黙読は読み飛ばしをしやすく、誤字脱字を発見しづらいです。絶対失敗できない文書は、口を動かして読み上げるという手もあります。

手打ち文字を減らす

よく使う文言は先に作っておいて、単語登録しておきます。「常套句+その他」でメールを作るようにすれば、タイピングミスも減り、見直しも簡単になります。

単語を読み返す

反対から読んでいったり、単語ごとに1つずつ追っていくと誤字に気づきやすいです。メモや書類からメールにおこすときは、指さし確認をして、照らし合わせましょう。

プリントアウトする

PCでの作業は目が疲れやすくなり、ミスに気づきにくくなりがちです。どうしてもミスしたくない場面や、時間に余裕があれば印刷して添削しましょう。 

同じミスをしないために

ミスは誰でも起こりえますが、同じことを繰り返すのは良くありません。何が原因なのか? どうすれば改善できるのか、しっかり考えましょう。今後どんな対策をするのかが重要です。同じ失敗を繰り返さないよう、見えるところにメモを貼るなど、対策をしましょう。

まとめ

メールのミスしないためのコツを紹介してきました。メールでミスをしてしまうのはしょうがない事ですが、同じ失態をくり返すと評価が落ちるのは間違いありません。万が一メールでミスをしてしまったら、まず素直に謝罪し、訂正しましょう。


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2017/12/05(火)
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