電話応対でこちら側の担当者が不在だったため、「ただいま○○は席を外しております」や「ただいま外出しております」と説明することはよくあること。
似ているような言い回しですが、厳密には意味合いが少し違い相手の理解も変わってきます。場合によっては、誤解招いて相手の機嫌を損ねる可能性もありますので、こちらの状況に応じて正しく「席を外す」と「外出」を使い分けることはマナーとして重要です。
ここでは、それぞれの意味合いと、シーンによってオススメの使い分け方法を紹介します。
「席を外す」とは
「（担当者が）持ち場にはいないが、社内にはいて数分で戻ってくる」というニュアンスがあります。
こう言われた相手は、担当者が休憩中かミーティング、またはお手洗いに行っているのだと推測するでしょう。会議の場合など席に着く時間がわかる場合は、「10分ほどで戻りますので、折り返しお電話いたしましょうか？」のように具体的な時間を提示して返事をします。
また、いつ席に着くかわからないが、社内にはいる場合は、「戻りましたら、折り返しお電話でよろしいでしょうか？」という返事にとどめましょう。
「外出」とは
一方で、「外出」は、「社外にいて戻るのにだいぶ時間がかかる、またはどれくらいの時間で戻ってくるかわからない」といったニュアンスになります。「席を外す」と比べて、電話を折り返すまでの時間が長いという意味合いになります。
また、このままだと、担当者と連絡がつくタイミングが遅れてしまう恐れがあります。なので、相手に「急ぎの件かどうか」を尋ねることが大切です。急いでいる場合には、「○○に連絡し、△△様に折り返しお電話するように伝えましょうか？」と提案しましょう。
特に急ぎではなければ、「○○は、○時に帰社の予定となっております。折り返しお電話いたしましょうか？」としましょう。
状況によって使い分ける
時間がかかりそうなら「外出」でも
一時間以上かかるような会議や商談でしたら、社内にいても「外出」でもかまいません。相手には少し余裕をもって戻り時間を伝えておきましょう。
少しの違いで大きな痛手
意味合いの違いを意識せず使い分けをしなかった場合は、トラブルにつながることもあります。
「席を外してたはずの担当者の電話を折り返しが３時間後だった」「外出していると聞いていたのにすぐに電話があった」など、自分だけではなく担当者のイメージを落とすことにもなります。さらには、会社全体のイメージダウンにつながる場合も。
あえて詳しく説明しない
会社によっては、「接客中」や「会議中です」と担当者の状況詳しく伝えるそうです。具体的に言われると親切に思えますが、「社内にいるなら、伝えることぐらいできるだろう」と、必要以上の対応を迫られることもあるようです。
また、担当者の行き先や連絡先なども知らせるべきではありません。情報漏えいにつながりますので、親切心で答えないようにしましょう。
パターン化していて柔軟さがないように感じますが、にごした言い方は良好な関係を保つために必要な場合もあります。状況に応じて使い分けができると、ビジネスに支障をきたすことなく進められるでしょう。
