週明け出社した際に、メールの確認作業で午前中いっぱい使ってしまった経験はありませんか？ メールの確認作業の時間を短縮すれば、それだけ他の仕事に時間を使うことができます。そこで作業効率をアップできるメール整理術をご紹介します。
自動振り分けを活用
まずは「仕事」「資料」「その他」などにフォルダを分けて、自動振り分けを設定しましょう。余計なメールに時間を奪われることなく、仕事内容を把握することができます。Gmailは「ラベル」機能、Outlookは「仕分けルールの作成」でフォルダ分けができます。
送信相手やプロジェクトで分ける
関わる相手や仕事量が増えていくと、メールの量も膨れ上がります。各プロジェクトや送信相手ごとに自動で振り分けてメール確認することで、無駄やミスを大幅に回避できます。
優先順位でフォルダ分け
仕事量が多く、仕事を振る立場になってくると、優先順位でフォルダ分けするのがオススメです。メール確認時にフォルダに振り分けますが、返事のみで良い場合はすぐに返信します。対応が必要なメールは「要対応」「重要」などに分けていきます。
「保留」や「作業中」のフォルダは手が空いた時に返信するなど、フォルダがTO DOリストの役割になっていくことが理想的です。
退社時にメールボックスを空にする
次にメール確認するときに余計な手間を省くためにもメールを整頓してから帰宅しましょう。重要なメールの見落としが減ります。
保存したいメールはアーカイブする
いつか読み返したいけれどフォルダを作るほどでもないメールはアーカイブしましょう。Gmailでは「-in:inbox」と検索することで全てのアーカイブメールを確認できます。スマホでも閲覧できますので、プライベートで読み返すときにも便利です。
いらないメールは廃棄
過去のメールに目を通すことはさほど無いかもしれませんが、業務連絡や終わった案件のメールはそのたびに捨てる癖をつけましょう。重要だと判断したメールも、ある程度経ったものは割り切って捨てると、見つけたいメールが探しやすくなります。
まとめ
すぐに実践できる方法なので、ぜひやって見てください。上手く活用すればあなたのスキルアップにもつながるでしょう。
