ビジネスにおける議事録の書き方

会議の時に議事録を書くことになり、何を書いたら良いか困ったことはありませんか?議事録とは、会議での決定事項や詳細を記録したものです。上司へ報告をするだけでなく、欠席者にも情報提供を行い、参加者の間でも記憶違いなどによるトラブルを防ぐことができます。

議事録の基本項目

1:表題(会議の名称)

2:日時(開始〜終了)

西暦と24時間表示で記します。会議の時間は「◯時◯分」と分単位で記しましょう。

3:開催場所

名称を省略せず、正確に書きます。

4:参加者一覧

お客様から、役職の高い順に書きます。会社・所属・役職を明記しましょう。基本的に同部署の参加者は順番にまとめます。くれぐれも部署の序列を間違えないでください。

5:決定事項(要旨)

「数字」「方法」「事実」を明確に、簡潔で要点を押さえた文章にまとめます。

6:会議内容(詳細)

詳細と言っても、長々とした文章にならないように気をつけましょう。会議の内容を流れにそって書きます。重複した内容はまとめるようにしましょう。

7:次回会議日程

「日時」「場所」「会議のテーマ」の詳細を書きます。すでに参加者が決まっている場合、記しておきましょう。

議事録の書き方

「主語」「目的語」を明記して、誤解を防ぐようにしましょう。簡潔で伝わりやすい文章を書くコツは「誰が」「何を」「いつ(までに)」「どこで」「なぜ」「どのようにするのか」を盛り込むことです。会議の参加者には理解できても、欠席者に伝わりにくい文章になっていないかを心がけましょう。

議事録のフォーマットを使う

職場で議事録のフォーマットがない場合は、フォーマットの無料サンプルがネット上にありますので、活用しましょう。必要な項目がなければ、付け足しましょう。

フォーマットを使用することで書くべきことが明確になり、書き忘れを防ぎやすくなります。また、読み手にとっては同じフォーマットで議事録を提出されると、要点が掴みやすく、理解が早まります。

上司の確認後に発信する

自分の記憶に不確かな点があったり、理解不足を感じたら、他の参加者に確認を取るようにしましょう。そして、議事録を発信するのは「上司の確認を終えてから」にします。万が一ミスがあった場合、修正連絡を行うことになり、時間と手間がかかることになってしまいます。

しっかりメモを取ろう

議事録を書くために、録音をする人もいますが、メモを取る方が効率的です。録音した声を文字にするのはかなり時間がかかりますし、聞き取りにくい発言の場合は発言内容自体がわからない可能性があります。録音をする場合は、あくまでも「メモのサポート」と思ってください。

議事録のためのメモは、自分が理解できさえすれば良いので、きれいな字で書く必要はありません。ノートに「誰が」「何を」発言したのかを、できるだけ多く書き留めるようにしましょう。特に金額と日付(数字)は間違いのないように気をつけます。

メモを書くときに余白を多めに取っていると、後で追記をするのに便利です。文章は詰めて書くよりも、スペースを空けるようにしましょう。

決定事項を明確に

議事録で最も大事なことは決定事項です。ビジネス文書の心得は「簡潔で理解しやすいこと」ですので、決定事項を最初に書きましょう。「決定事項」「詳細」「懸念事項」の順に並べます。懸念事項は、次回の会議日程や課題を書くと良いでしょう。

議事録の例

〇〇に関する会議議事録

日時:201X年◯月◯日 〇〇時〇〇分〜〇〇時〇〇分

場所:株式会社〇〇  〇〇会議室

出席者:先方 株式会社〇〇 〇〇部 〇〇部長、〇〇課長

    当方 〇〇部 〇〇部長〇〇

(要旨)【議題】〜について

     〜で合意。

     〜を行う。

(詳細)合意に至った流れと理由。

    「〜を行う」理由と、実施内容の詳細

次回会議日程

日程:201X年◯月◯日 〇〇時〜〇〇時

場所:株式会社〇〇  〇〇会議室

内容:〜について


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2017/12/05(火)
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