ビジネスにおけるFAXのマナー

ビジネスシーンにおけるFAXの使い方には、間違いや連絡漏れが発生しないように配慮された、いわば暗黙のマナーが存在します。それでは具体的な内容について詳しくご説明します。

FAXを送信する時のマナー

まずは送信先のFAX番号をよく確認しましょう。当たり前のようにも思えますが、番号を間違えると無関係な人の電話にかかったり違う会社にFAXが届いたりして迷惑になります。

そして社外のお客様に送信する場合などは送付状(表書き・送信票)を添付するのが慣例となっています。送付状に盛り込む内容は互いの社名・部署名・担当者名・自社の電話やFAX番号・日付・送信枚数などです。何度も繰り返し同じ内容を記入することになるので、送付状の雛形をあらかじめパソコンで作成しておくといいでしょう。

FAXを受け取るとき

自社にFAXが届いたら枚数に抜けがないか、不鮮明で読みにくい箇所が無いかしっかりと確認しましょう。そして重要な書類は到着したことを送信元の会社へ電話で連絡すると丁寧です。また、FAX機に書類が溜まっているようなら速やかに担当者へ渡してあげましょう。FAX機にごちゃごちゃと書類が散らかっていると作業ミスの元になってしまう可能性があります。

FAXで送るべきではないもの

FAXは書類が封筒などに入っていない状態で届けられ、誰の目に触れるか分かりません。ゆえに個人のプライバシーに関わるものや機密情報などはFAXで送信すべきではありません。またお礼状や詫び状など、気持ちを伝える手紙もFAXではなく封書で送りましょう。そして大量の書類は先方のFAX機を混雑させるため避けるべきなのですが、どうしても送る必要がある場合は事前に必ず電話で連絡するようにしてください。

まとめ

FAXは誰にでも使える便利なツールですが、使い方を誤ると先方に迷惑をかけたり失礼になったりする場合があります。FAXのマナーのポイントを押さえてスマートに文書を送信するようにしましょう。


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