ビジネスにおける電話応対のやり方・マナー

ビジネスにおいて電話応対とは基本であると共に、会社全体の印象を左右してしまうほどの重要事項でもあります。それでは電話応対のマナーについて確認していきましょう。

電話を受ける時のポイント

電話は相手をお待たせしないよう2コール以内に出るのが基本です。もしも3コール以上になってしまった場合は「お待たせいたしました」の一言を添えるようにしましょう。

そして最初に「お電話ありがとうございます。○○株式会社でございます。」と社名を言いながらご挨拶をするのですが、電話を通すとどうしても声がこもって聞こえてしまうものです。相手の顔が見えない状態でのコミュニケーションにおいては特に普段より声のトーンを上げ、明るく丁寧に対応するようにしましょう。

電話の用件をメモする際のポイント

電話に出たら必ずメモの用意をします。用件について書き留めるのはもちろん、中には名乗らないまま用件を話し始める人もいます。そんな時は「失礼ですがお名前をうかがってもよろしいでしょうか。」と相手の名前や社名を必ず確認するようにしましょう。そして復唱して正確な情報を残すようにしてください。

相手の声が小さすぎる場合、また電波状況が悪く電話が途切れ途切れになってしまうような場合などは「申し訳ございません。お電話が遠いようなので」と断ってから用件をうかがうようにしましょう。つい聞き漏らしてしまった場合も相手に2回同じ話をさせることになるため、「申し訳ございません。もう一度お願い致します。」とお願いするようにしてください。

担当者が不在の場合は?

「申し訳ございません。あいにく○○は外出しております。」と、まずは担当者がすぐに対応できないことをお詫びしつつ折り返し連絡できる時間を伝えましょう。また、相手の連絡先をきちんとメモに残すことも大切です。

まとめ

ビジネスの電話応対は丁寧に受け答えしつつ相手がスムーズに担当者と連絡を取れるように気を配ることが肝心です。

ポイントを押さえれば難しいものではありませんが、現場でより的確な取り次ぎができるよう日頃から自分以外の方の業務についても理解を深めておくと良いでしょう。


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