ビジネスにおける報告書の書き方

報告書は、自身の業務を上司や関係者に報告するための文書です。業務の「経過、内容、結果」を明確に伝えるために、必要な情報を簡潔に記入する必要があります。

報告書の種類と提出先を意識する

報告書の種類と提出先によって、書き方が変わってきますので、「誰に」「何の目的」で書く報告書なのかを意識しましょう。

フォーマットに従う

報告書の項目や形式は、会社によって定められていることが多いため、フォーマットがある場合はそれに従って書きましょう。フォーマットがない場合、先輩社員が書いた報告書を参考にすると良いでしょう。

事実を明確に書く

客観的な資料に基づく正確な事実を書きましょう。自分の憶測は書いてはいけません。「事実のみ」を記載すること。日時、課題、固有名詞などの書き間違いがないかは入念に確認してください。参考資料がある場合は、「日時、タイトル、ページ数」を報告書の最後に明記しましょう。

理解しやすい構成にする

報告書を読む人は、忙しい上司です。そのため短時間でも理解できるように、要点を押さえた構成にしましょう。文書のまとまりごとに空白を空ける、文頭が整っている、見出しを効果的に使っている、などを意識すると良いでしょう。

「書かないと伝わらない」ことを意識する

報告書を書くときには、「誰が」「いつ」「何を」「どのようにする(した)」のかを明記します。書かなくてもわかるだろうという考えは厳禁です。必要な情報を明記することで、誤解が生じるのを防ぐことができます。逆に言えば、「書かなければ誤解が生じるのです。そのことを肝に銘じてください。

提出は早いほど良い

どんなに出来の良い報告書でも、提出が遅ければ価値が無くなります。できるだけ、その日のうちに提出できるようにしましょう。出先から直帰した場合は、翌日提出します。

報告書の注意点

報告書には様々な種類がありますが、「業務報告書」「出張報告書」を作成する機会が多いです。それぞれ、書くときの注意点がありますので、参考にしてください。

業務報告書(月報)

月報は、当月の状況報告だけではなく、今後の見通しや対策に関しても記載します。データや資料も添えて客観的な根拠も提示しましょう。

出張報告書

出張の目的を何であるのか、何を得てきたのかを明記しましょう。出張先で得た情報などを基に作成します。