Gmailで設定しておきたい便利機能まとめ

Gmailには便利な機能がたくさんあり、設定次第で自分好みにカスタマイズすることが出来ます。時間短縮やうっかりミスに対応してくれたりと、利用者の強い味方になってくれる機能は知っておきたいですよね。

今回は設定しておきたい便利な機能をご紹介します。

プレビューパネルを使う

通常、件名をクリックして画面移動したのちメール内容を表示、という流れでメール本文へ辿り着きます。この画面移動の手間を省き、件名一覧を表示したままメール本文も表示するように設定変更することが出来ます。

設定方法

画面右上の「歯車マーク」から「設定」をクリックしてください。「Labs」をクリックして「プレビュー パネル」という項目の「有効にする」にチェックを入れて、画面下部までスクロールしたら「変更を保存」をクリックします。

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画面右上に「ウィンドウ分割モードを切り替えアイコン」をクリックして「垂直分割」か「水平分割」を選びクリックすれば設定完了です。

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送信取り消しできるようにする

うっかり誤送信してしまっても、送信直後なら取り消せる機能があります。いざという時に慌てないためにも設定しておきましょう。

設定方法

画面右上の「歯車マーク」から「設定」をクリックしてください。「全般」タブ内の「送信取り消し」の項目を見つけ、チェックをいれます。

5~30秒まで適当な時間を選びましょう。画面下部までスクロールしたら「変更を保存」をクリックして設定完了です。

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送信ボタンをクリックした直後から、画面上部に「取消」という文字が出るようになります。設定した秒数内にこの「取消」をクリックすれば送信をキャンセルできます。何もせず設定時間を過ぎたら送信完了となり、以後はもう取り消すことは出来ません。

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件名のグループ化を解除する

デフォルトでは関連した件名のメールをひとまとめにグループ化(スレッド表示)する設定になっています。グループ化を解除することで時系列順に件名表示されるようになります。

設定方法

画面右上の「歯車マーク」から「設定」をクリックしてください。「全般」タブ内の「スレッド表示」の項目を見つけ、「スレッド表示 OFF」にチェックをいれます。画面下部までスクロールしたら「変更を保存」をクリックして設定完了です。

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返信定形文を使う

メール作成する際に、何度も使う挨拶やフレーズがあると思います。いちいち入力するのは面倒なので定形文として登録してしまいましょう。メール作成時にさくっと定形文を挿入すれば時間短縮になります。

設定方法

画面右上の「歯車マーク」から「設定」をクリックしてください。「Labs」をクリックして「返信定型文」という項目の「有効にする」にチェックを入れて、画面下部の「変更を保存」をクリックします。

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以降はメール作成中に、保存しておいた定形文の挿入、新しく作成した定形文の保存、保存しておいた定形文の削除、ができるようになります。

定型文の保存方法

定形文の保存方法を説明します。メール作成画面で定形文を作成したら、画面右下の「その他のオプション」をクリックして「返信定形文」→保存項の「返信定形文を作成」をクリックします。

ダイアログボックスが出るので適当な定形文タイトルをつけましょう。

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定形文の挿入は保存したときと同じ要領で、画面右下の「その他のオプション」をクリックして「返信定形文」→挿入項の「定形文タイトル」をクリックします。

定形文リストから削除したい場合は同様に「返信定形文」→削除項の「定形文タイトル」をクリックしてください。

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ショートカットキーを使う

毎日大量のメールをやり取りするなら、ショートカットキーを覚えるとより時間短縮につながります。キーボードの「c」を押すだけでメールの新規作成画面を呼び出せるなど、多彩なショートカットが可能になります。

設定方法

受信トレイ画面でキーボードの「Shift+?」キーを押します。設定画面が表示されるので「有効にする」をクリックします。

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まとめ

今回は5つの便利機能と設定方法をご紹介しました。Gmailには設定項目が数え切れないほどあるので、お目当ての設定項目を見つけるのに戸惑うこともあるかもしれません。ゆっくり探してしっかり設定してみてください。


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