ビジネスではアポイントを取った時、そして直前の確認メールを送りますよね。そのアポイントと同じくらい大切なことが、訪問をした後のお礼のメールです。
訪問後すぐに送る
お礼メールは迅速に送りましょう。午前中の訪問ならその日のうちに、午後の訪問なら遅くとも翌日午前中までに送ります。移動が多くてパソコンからのメールを書けない場合は、まずは携帯からメールを送り、落ち着いてから送ると良いでしょう。携帯からのメールは簡素になりがちですのが、「携帯のため、短文で失礼いたします」と一文書き添えますと、丁寧な印象になります。お礼を伝えるのが早いほど、好印象を与えることができます。
打ち合わせの内容をまとめて書く
お礼メールですので、まずは感謝の気持ちを伝えることが大切ですが、打ち合わせをした内容の要点も書くようにしましょう。商談内容を書くことにより、双方の認識のズレを防ぐとことができますので、後々のトラブル防止にも役立ちます。また、訪問時に頂いた課題の進捗状況を書き添えますと、先方にも安心していただけるでしょう。
記載ミスにはくれぐれも気をつける
せっかく早くメールを送っても、誤字脱字や内容に不備があっては「仕事を任せて大丈夫かな？」と不安にさせてしまいます。送信前には必ず読み返して、誤記の内容にしましょう。
注意点
・企業名・氏名・敬称の間違いがないか
・誤字脱字がないか
・「全角」「半角」が混じっていないか
・以前と変わっている部署名や連絡先はないか
・数字に間違いはないか
業種によって注意すべきポイントは変わってくるでしょうが、上記は基本的な注意点です。しっかり見直しをして好印象を与えたいですね。
お礼メール例
株式会社〇〇
〇〇様
いつもお世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。
本日はお忙しい中、貴重なお時間を頂き、誠にありがとうございました。
「◯◯」の件につきましては、◯月◯日（曜日）までにご回答させていただきます。
もし追加のご質問等がございましたら、ご遠慮なくお問い合わせください。
今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。
署名
