ビジネスメールにおける転送メールのマナー

他の誰かにも読んでもらいたい時にメールを転送しますが、ビジネスで転送メールをする時には気をつけるべきことがあります。

件名・本文は変えない

そのまま転送をすると、件名に「Fw:」が追記されるため「転送メール」であることが明確になります。ビジネスでメールを転送する時は、「元の内容に手を加えない(編集しない)こと」が鉄則ですので、自分勝手に編集をしてはいけません。後日、経緯を確認する時にもオリジナルの文面のままですと、自分が「ごまかしをしていない」証拠になります。

無断で転送しない

業務内容によっては、関係者にそのまま転送することもありますが、第三者に転送をしても良いものか判断がつきかねる場合があります。その時は自分勝手な判断をせず、転送をしても良いか送信者に確認しましょう。

転送理由・依頼内容を書く

たまに転送ボタンだけを押す人がいますが、受取人としては仕事を押し付けられた気がして不愉快になったり、なぜメールが転送されたのかが分からず対応に困る場合があります。

そういうことを防ぐために、転送メールの本文には転送の理由と意図を書き添えましょう。また自分が担当ではなくなる場合も、状況によってはCCやBCCで自分宛にメール送信をしてもらいましょう。必要に応じてフォローすることが容易になります。

 長文メールは要旨を書く

転送するメールが長文の場合は、「誰から」「何の件で」「どう対処すべき」なのかを本文にまとめると良いでしょう。そうすることで、転送された相手は自分が何をすべきなのかを理解しやすくなります。

転送メールの本文例

〇〇様から「◯◯の件」でお問い合わせがありましたので、転送いたします。お手数ですが、ご回答をお願いいたします。

〇〇に関するセミナーのお知らせが届きました。ご関心のある内容かと思いましたので、転送いたします。


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