仕事をしていると、お断りのメールを書かなければならない時があります。お断りのメールは書く方も気が重いですし、対応を間違えると今後の関係が悪くなる可能性がありますから、気をつかいますよね。できる限り穏便にお断りをするためには、相手の立場を慮ることが大切です。
相手の立場から考える
お断りをする時は、契約をすることで「こちらにとってメリットが少ない」か「リスクが生じる」可能性があるからです。しかし、そのまま相手に伝えると、今後の関係に悪い影響を与えかねません。相手に「契約を結ばない方がメリットがある」と納得していただくことが必要です。断っても良好な関係を維持するために、注意することが３点あります。
・より良い代替案を提供し、そちらの方がメリットがあると思わせる
・相手にとって負担が大きいことを伝え、相手が「諦めよう」と言うように誘導する
・法律に抵触する可能性を伝える
断る理由は曖昧にしない
はっきりしない理由で断られると納得しがたく、何を改善すれば良いのか困りますよね。そのため、断る時には、何が問題なのかを明確に書きましょう。ただ市、お断りするだけでなく、今後の可能性や今までの感謝も述べると良いでしょう。
断りの常套句
断る
あいにくですが・せっかくですが・願ってもない機会ですが・せっかくのご依頼ではございますが・辞退します・ご遠慮申し上げます・お気持ちだけ頂戴します・結構でございます・謹んでご辞退させていただきたく思います・誠に残念ではございますが、お断り申し上げます・ご要望には添いかねます・今のところ必要ございません・お申し出はお受けいたしかねます・良いお話ではありますが、ご遠慮申し上げます
認められない
承服いたしかねます・納得できかねます
協力できない
お力になれなくて申し訳なく思っております・お役に立てなくて申し訳ありません・せっかくですが、ご協力できなくて申し訳ありません・せっかくお頼りくださいましたのに、お引き受けすることができません・ご要望には添いかねます
お断りメール文例
件名：新サービスの宣伝について
株式会社〇〇
営業部 〇〇様
いつも大変お世話になっております。株式会社〇〇、営業部の〇〇です。
この度、新サービスの宣伝についてご提案をいただいておりましたが、弊社の見直しが発生し、御社の作業時間が多く発生しますこと、弊社側の技術者が確保できないことが判明いたしました。
御社にも多大なるご迷惑をおかけしてしまう懸念がございますので、大変恐縮ではございますが、今回の件は白紙に戻していただきたくお願いする次第でございます。
どうぞ、ご理解いただくようお願いいたします。
署名
