始末書の書き方と注意点

始末書は会社の重要書類です。始末書とは、仕事上でミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、会社(社内)に対して、報告し、謝罪の意を表わすために提出する文書です。そして、あなたの公正性を守る書類でもあります。それでは、詳しく始末書の書き方と注意点について、みていきましょう。

始末書とは?その内容と注意点とは?

まず、始末書とは?からみていきましょう。始末書は、(しまつしょ)と読みます。始末書は、仕事上、ミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、 会社(社内)に対して、問題やトラブルの一部始終を報告し、同時に反省や謝罪の意を表わす文書のことです。

始末書の内容としては、会社に対する謝罪文を指します。 業務にまつわる失敗や過失、規則違反を犯した事実に対し文字で謝罪を残す文書で、謝罪をする事となった理由や原因などについて書き、さらに今後の再発防止についての誓約も込められた内容となります。この内容からも分かるように、基本的に始末書は直属の上司が目を通したあと、会社の上層部(社長や役員)や本社にまで提出されます。始末書は社内処分を伴うような場合に、多く用いられます(例えば、懲戒、訓告、戒告その他)。

 始末書を提出する時の注意点としては、事態が終息してから提出するのが原則ですので、もし、不具合や欠陥などにより継続した調査が必要な場合には、まずは迅速な報告を心掛け、始末書はあとにまわすことになります。いずれにしてもできるだけ早く上司に申告、報告、および謝罪をし、改めて書面でお詫びの気持ちを述べるのが良いでしょう。

ただし、始末書はビジネス文章で書かなくてはなりません。次に、いくつか始末書の書式(始末書の書き方例)をご紹介しています。

始末書のビジネス文章の書き方とは?

始末書のビジネス文章の書き方のポイントです。 まず、ビジネス文書なので時候の挨拶は不要です。頭語と結語「拝啓」+「敬具」 も不要です。

  1. 宛先

・宛名は、社長あての場合が大半ですが、場合によっては、支店長、支社長あてや工場長あて、所長あてなどのケースもあります。

 2. 作成日または提出日.差出人の部署と氏名を明記

・始末書の作成日または提出日は必ず記載します。

・会社での部署名(所属)と氏名を明記します。パソコンで作成することを許される場合には、氏名だけは手書き(黒インクのペンで書き)、その横に捺印します。縦書きの場合には、氏名の下に捺印します。 

3. 表題

・「始末書」というタイトルを使用するのが慣例です。 行の中央に書きます。 

4. トラブルやミスの内容と、原因、対策を示す文章を必ず入れます。

・原因がわかれば、ミスも防げるものです。

・現状の対応と、再発防止のための対策に触れます。

5. もう一度お詫びをします。

・同じ過ちは二度としないと約束するあかしとして始末書を出します。今一度お詫びをする文言を必ず入れます。

 ※重要なのは、ミスを認め、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。

6. 金銭的な弁償について

・始末書の提出だけで許される場合と、トラブルによって会社に甚大な被害を与え、ある程度の金銭的なペナルティー=弁償(賠償)を求められる場合があります。

 ・器物損壊などにより、万一 会社から弁償(賠償)を求められた場合は、まずは支払うことについてあなた自身が納得する必要がありますが、基本的に支払いの方法について会社の承認を得た上で、始末書に記載します。

 記載例 「(なお)、今回、会社に与えた損害額のうち、下記を毎月の給与より天引きにてお支払いいたします」など。

  遅刻が理由で「始末書」を書かされる場合の例文(文例)

平成○○年○○月○○日

○○部

部長 △△ △△殿

◯◯部○○課 △△ △△ 印

 始末書

 私こと、○○○○は、平成〇〇年〇〇月〇〇日より本日に至るまで、計○○回にわたり、正当な理由のない遅刻を繰り返し、会社ならびに職場の皆様に対して多大なるご迷惑をおかけいたしました。これは、ひとえに社会人としての自覚と責任に欠けるためであり、深く反省しております。まことに申し訳なく、心から深くお詫び申し上げます。

今後は、二度とこのような不始末のないよう心がけますことをお誓い申し上げ、ここに始末書を提出いたします。

 以上

重要書類をなくした場合が理由で「始末書」を書かされる場合の例文(文例)

平成○○年○○月○○日

○○部

部長 △△ △△殿

◯◯部○○課 △△ △△ 印

 始 末 書

 私はこのたび、社内の機密事項を一部含む重要書類を紛失してしまいました。

業務に対する私の軽率な取り組み方が原因であり、弁解の余地はございません。

現時点ではまだ実際の被害は発生しておりませんが、場合によっては会社に重大な損害を与えかねず、会社ならびに関係各位に対し、多大なご迷惑をご心配をおかけしましたことを、心より深くお詫び申し上げます。

今後は与えられた職務とその責務について強い自覚を持ち、再び同じ事態を招かないことを誓いますので、このたびは寛大な措置を賜りますようお願い申し上げます。

 以上

始末書の書き方と注意点のまとめ

『始末書の書き方と注意点』をみてきましたが、ご理解いただけましたでしょうか?まとめますと、始末書とは、仕事上でミスや不始末、あるいはトラブルが発生したときに、会社(社内)に対して、報告し、謝罪の意を表わすために提出する文書です。そして、あなたの公正性を守る書類でもあります。今後のあなたの評価に繋がるものでもあります。

※重要なのは、ミスを認め、同じ過ちを二度と繰り返さない事です。早速、今日から、ビジネスシーンのマナーとして、活用していきましょう。