ビジネスシーンでは、取引先と打ち合わせや会議を開くことがたくさんあります。そのための日程調整が必ず発生しますが、調整がスムーズに進まないと行き違いが生じて大切なチャンスを逃すことにもなりかねません。
では、そうならないためにどのようなメールを送ればいいのでしょうか。一緒に考えてみましょう。
日程調整メールに必要なことは？
１. 具体的日時の提示
日程を決めてもらいたいときに送るメールには、具体的な日時をはっきりと提示すると良いでしょう。しかし、「〇月〇日午後〇時にお願いします」とこちらの都合のいい日を押し付けるようなメールでは、相手に失礼になってしまいます。なので自分の都合と相手への配慮を考えて、いくつか候補をあげておくのがベストだと思います。
たとえば、「次の候補の中から、ご都合のいい日をお知らせください」といった文言にすれば、相手もその中から都合のいい日を選べてスムーズに日程調整進が進むでしょう。もちろん日時だけではなく、打ち合わせの場所の確認も忘れてはなりません。
そして、「〇〇日までにお返事をいただけますようお願いします」と返信の期限も伝えておけば、日程調整が遅れることも少なくなるでしょう。
２. 必要に応じて確認電話をいれる
日程調整の返信メールがきたら、電話で再確認をしておくと勘違いしてスケジュールをたてないための保険になります。
とりわけ、大事な取引先との打ち合わせになると、日程調整のミスで会社やあなた自身が信用をなくしてしまうことになるかもしれません。確実にミスを避けたい場合は、電話での再確認は重要です。
調整済みの日程の変更に迫られたとき
お互いのスケジュール調整ができ日程もきまっていたのに、なんらかのアクシデントで予定を変更する必要が出てくることもあるでしょう。
もしそうなったときは、変更しなければならない理由を伝えて再度日程調整をしなければなりません。このとき、その理由について言い訳がましくならないように気をつけましょう。
