ビジネスメールを作成する際、「件名」は案外悩むポイントです。社内や取引先とメールで連絡を取り合うことはとても多く、内容が貴重なものほどすぐに開封してもらいたいものです。
しかし、相手も同じビジネスパーソン。毎日大量のメールが届いています。なので、件名次第で、どうしても開封率は変わってしまいます。さらに言えば、開封の有無やスピードによって、仕事の進み具合にも影響が出るでしょう。
そこで今回は、すぐに開封されるメールの件名について、いくつかのポイントを挙げてご紹介していきます。
クリックを促すメールの件名とは
まず、件名を決めるにあたって、押さえておくべき基本事項から紹介します。
１. 日時情報を入れる
日時情報は、相手が内容を把握する際の大きな手がかりになります。
「〇月〇日の〇〇会議について」
「【ご連絡】×月×日（×）の商談場所の変更について」
相手にとっては内容を推測しやすいだけではなく、日時が迫っていることを件名から感じとってもらえるので、優先的に開封するでしょう。
２. 用件が具体的にわかるような件名を
メールの件名から、どのような内容なのかを一目で理解できる言葉を選ぶことも重要なポイントです。
「〇月〇日の新商品○○についての打ち合わせ」
「【再送】×月×日（×）実施イベント ××ブースのコンテンツの件」
このように、内容を詳細に表記することで、相手は一瞬で理解することが出来ます。特に、お願いごとの場合は、誠意を伝える上でも件名を具体的に記載することが重要です。
また、受信時に他のことで席を外している、他の業務に追われて後回しにされることで相手が忘れてしまったとします。たとえそうなったとしても、後から受信トレイを見返した時に、即座に思い出してもらえたり、すぐに対応してもらえる可能性がグッと高まります。
文字数としては、出来るだけ長くならないようにするのがいいでしょう。相手がスマートフォンで確認する可能性があるなら、受信トレイで一覧表示した時に件名すべてが収まる「20字以内」がオススメです。
３. 「Re:」問題はどうする？
悩むポイントとして頻繁に挙げられるのが、「Re:」について。返信時に件名に追加されてしまう文字です。返信を重ねていく内に増えてしまう、ビジネスメールの件名として適切なのか、といった理由で不安になってしまいます。
また、件名をその都度変えたほうが内容が正確に伝わるのでは、と考える方もいるでしょう。
結論としては、【「Re:」は付けたままにしておく】ことが無難です。理由は以下のとおり。
①「返信メール」だと認識してもらえる
新規の受信メールよりも現在やり取りしているメールの方が、相手に優先して対応してもらえるからです。
②内容の履歴を振り返ることが出来る
「Re:」を消してしまうと、それまでの履歴がついてこなくなってしまう恐れがあります。1つの画面でメールの履歴を振り返るのは状況を把握しやすくなる点でとても便利です。
初めてメールを送る相手にはどんな件名がいい？
すでにビジネス関係にあり面識がある相手の場合と違い、初めて送る相手のときはさらに注意すべきポイントがあります。
所属・氏名を忘れずに
「〇月〇日アポイントメントのお願い（○○商事 ○○部 ○○）」
「×月×日（×）実施イベント××の協賛依頼--（株）○○ ○○部 ○○」
初めてビジネスメールを送る相手に対してあなたの所属と氏名を件名に記載することは当然のマナーです。
また、「面識がない」ということは、新たなビジネスパートナーになり得る可能性でもあるので、相手にとっては優先度の高いメールになるでしょう。
以上のポイントをおさえて、すぐに開封される件名を作成しましょう。
