メールのCCとBCCとは?

メールは差出人が1人であるのに対して受け取り先は複数設定することができ、なおかつCCやBCCなどへ別々に振り分けることができます。CCもBCCもメールの送信先と言う意味では同じなのですが、適切に使い分けなければ思わぬトラブルを引き起こしてしまうこともあります。以下、それぞれの特徴について詳しくご説明します。

メールの宛先の種類

メールの宛先にはTo、CC、BCCの3つの種類があります。その中で最も頻繁に使用する重要な宛先が”To"です。Toにはメールの内容の担当者が指定されているので、メールを受け取った時に”To”欄に自分の名前が書かれていたら速やかに内容を確認し適宜返信をするようにしましょう。なお、各宛先には複数受信者を指定することもできます。

それではCCやBCCについてはどのように扱えば良いのでしょうか。

CCの意味

CCは「Carbon Copy:カーボンコピー」の略です。カーボンコピーとは複写という意味です。メールの担当者はToの人ですがやり取りの内容は確認してほしいという場合にCCでメールの複写を送信しているのです。例えば、ある担当者とのやり取りを上司にも報告したいというような場合にCCを使用します。

CCの宛先で送られたメールには基本的に返信する必要はありませんが、内容はきちんと確認するようにしましょう。「CCのメールだから確認しなかった」などということになれば仕事の情報共有ができずに多くの人に迷惑をかけることになります。

また、CCで送られたメールには送り先のメールアドレスが一覧表示されています。例えば、A部署のメンバーをCCに指定したメールを作成・送信したとします。するとそのメールの受信者はA部署全員分のメールアドレスを見ることができるのです。

CCを使用する際の注意点

CCを使用してメールを送信する際にはメール本文にCCが入っていることを記載するようにしましょう。つまり、Toの宛先に指定した人の名前の下に(CC:○○様)と書いておくのです。こうすることによりToの相手がメールを返信したときにCCを入れ忘れて送信者以外の人への情報の共有が途切れてしまうことを防止することができます。

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なお、CCに複数の宛先を指定した場合はToと同様に順番にも気を配るようにしましょう。名前の順番で相手は序列を察知するので、うっかり格下の人の名前を格上の人より先に書いてしまうと相手に不快感を与えてしまいかねません。もちろん順番はToの場合と同じく社外の人を社内の人より前に、社内メールであれば格上の人を格下の人より前に書くようにします。

なお、あまり面識のない人に送る場合など相手の役職が分からないということもあるかと思います。そんな時は50音順にするなど順番に一定のルール付けをしておくことにより、余計な人間関係のトラブルを防ぐことができます。

BCCの意味

BCCは「Blind Carbon Copy:ブラインドカーボンコピー」の略です。BCCに指定されたメールアドレスは受信者は見ることができません。つまりメールの内容を知らせたいという点ではCCと同じですが、他の受信者の情報を知らせたくない場合にBCCを使用します。

BCCは社内外へのお知らせなどメールを一斉送信する場合にも用いられます。またスマートフォンや携帯電話などの端末にもメール送信したい場合等にも便利ですね。


CCとBCCの宛先の使い分け

メールの送信先全員が同じ部署であったり名刺交換をしていたりとメールアドレスをお互いに知っていることが明確な場合には基本的にCCで送っても問題ないと言えます。

メールアドレスには名前が入っていたりドメインに会社名が入っていたりして個人を特定できる可能性もあります。つまり、うかつにCCを使用することが個人情報の漏洩につながる可能性があるのです。というわけで、基本的に面識の無い人達にメールを送信する場合はBCCを使用した方が無難です。

メールの受信者と面識はないけれど新しく担当者が加わるなど、明確な必要性がある場合はその旨をきちんと伝えましょう。CC・BCCの取り扱いを慎重に行わないと個人情報の観点から相手に不信感を与えてしまう可能性があります。

やみくもにCCやBCCを送ることはNG

CCやBCCは多くの人にすぐに情報共有することができ大変便利ですが、内容を吟味せずにやたらと使用するのは考え物です。特に上司は部下からの報告メールを受け取る機会が多いため、一日に何十、何百件ものCC・BCCメールが溜まっていたとしても不思議ではありません。メールを送信する必要性がある場合に絞ってCCを使用することにより的確な報告を行うことができます。

まとめ

CCやBCCはメールの主担当者以外にもメールの内容を共有するという目的で使われているという点では非常によく似ています。しかし使いどころを誤ると多くの人に迷惑をかけ、会社の信用を損なってしまうおそれがあります。それぞれの特徴を踏まえて慎重に取り扱うようにしましょう。