書面とメールの使いわけについて

ビジネスにおいても、私的なことにおいても今書面を送るよりメールを使う場合のほうが圧倒的に多くなっています。それでも書面にしておいたほうがいい場合もあります。

書面とメールどちらがいいのか考えてみましょう。

書面とメールの使い分け

メリットとデメリット

まず書面にするメリットとして、紙でやり取りするためその書面自体を保存しておけるということが挙げられます。それに、なにかトラブルがあった場合は法的な証拠にもなります。

書面のデメリットは、郵送にした場合、時間や手間がかかるということです。

その点、メールだと手軽に作成でき、時間もかからず瞬時に相手に届けることができます。

しかし、万が一ウイルスなどにどちらかが感染すると、情報が漏れてしまったりする恐れもあります。それに開封確認をしなければ、相手がいつ読んでくれたのかわかりません。

便利なメールにもこのようにデメリットが存在します。

書面でなければならない場合

重要な書類は書面にするのが当然ですが、その他に書面でなければならない場合について考えてみましょう。

  • 個人情報などを記載した文書
  • 押印、捺印が必要な取引上の書類

個人情報などはとても大切に扱わなければなりません。書面にするのが当然です。契約などで押印の必要な場合も書面にするしかありませんね。

機密文書をメールで送るとき

本来ならば機密文書は書面で送るのがあたりまえですが、重要度の低い文書の場合などはメールで送ることもあります。しかし、パスワードを設定し、誤って第三者が開けることを防ぐ必要があります。

また、添付ファイルとパスワードは別々に送り他者にわからないようにすることが大事です

お礼や挨拶の場合

お礼や挨拶のときはやはり書面で送るのが賢明だといえるでしょう。

ただ、相手が気心のしれた人だった場合などはメールでも良いでしょう。ただし、お礼ですからきちんと丁寧な文章を選んで失礼の無いようにしないと信用を損なう恐れもありますから気をつけましょう。

文書を送るとき書面にするか、メールにするかはその時々の相手と内容で変わります。その判断をしっかり見極めて失敗や失礼のないようにすることが大切です。

どちらで送るにしても、きちんと礼儀正しい文書を送ることを心がけましょう。


イベント

2017/12/05(火)
Design Thinking Square