GoogleスプレッドシートはGoogle社が提供する無料公式アプリの一つで、いわゆる表計算アプリケーションです。スプレッドシートの作成や編集はパソコンやタブレット、スマートフォンなどデバイスを問いません。
ところで表に入力する際、同じ意味の言葉を別な書き方で記入してしまうことはありませんか？例えば「りんご」をカタカナで「リンゴ」、漢字で「林檎」などたったひとつの単語でも、異なる書き方だと非常に読みづらくまとめづらいです。
このような入力ミスを避けるために、Googleスプレッドシートのセルにプルダウンのリストを設定する方法を紹介します。
セルにプルダウンを設定する
プルダウンリストとはあらかじめ決められた内容をリストから選択して、セルに入力する方法です。今回は、商品名から「りんご」と「みかん」を選択できるリストを作成し、売上の表を作成してみます。はじめにプレッドシートでプルダウンリストを作成したいセルを選択してください。今回は商品名の一番上のセル2行B列を選択しました。
続いて、メニューから「データ」を選択し「入力規則」を選択しますい。
「データの入力規則」に関する設定項目が表示されますので、中央付近にある「条件」項目を「リストで範囲を指定」に変更します。
次に、右の欄にリスト化したい単語を入力します。今回は「りんご」と「みかん」と入力し、あいだにカンマを入れます。もっとリストを増やしたい場合は、「りんご,みかん,バナナ,ぶどう」のようにさらにカンマを入れて単語を入力します。入力が終わったら「保存」を押してください。
「データの入力規則」を設定したセルに三角マークが表示されていたらリスト化に成功です。
三角マークを押してみると、設定した条件でプルダウンリストが表示されています。
ここで、「りんご」を選ぶとセルに「りんご」が表示されます。
いまは指定した2行目B列のセルにだけ、「データの入力規則」が設定されています。「データの入力規則」の範囲を広げたい場合は、オートフィルを使います。今回はB列の6行目まで広げます。
選択した範囲まで「データの入力規則」が設定され、各セルに「りんご」と表示されました。
ここまでで、当初目的としていたプルダウンリストの作成はできました。しかし、他のユーザーがリストから「りんご」を選択せず、誤って「林檎」と入力した場合どうなるでしょう？実は「林檎」も表示されてしまいます。下図のようにコメントとして「セルの内容が無効です」とエラーメッセージが表示されますが、「林檎」も一応入力できてしまいます。
「データの入力規則」を設定したセルに他の入力をできないように設定することは可能です。メニューから、「データ」、続いて「入力規則」選択し、項目一覧が表示されたら中央部にある「無効なデータの場合」から「入力を拒否」を選択します。先ほどは、この欄が「警告を表示」だったのでエラーメッセージが表示されていました。
確認のため、先ほどのセルに「林檎」と入力してみましょう。
入力後、リターンキーを押すとエラーメッセージが表示され入力欄に「林檎」は表示されていません。
厳密に入力セルに別な単語を入力しないようにしたい場合は、「入力を拒否」の項目を選んでください。
まとめ
Googleスプレッドシートでセルにプルダウンを設定する方法を紹介しました。プルダウン設定したいセルを選択し、メニューから「データ」「入力規則」を選ぶと「データの入力規則」の設定をすることができます。単語をカンマで区切って入力することでリスト化が可能です。設定は非常に簡単ですし、特に多くの方とスプレッドシートを共有する場合に効果を発揮しますので、ぜひお試しください。
