受信トレイを整理整頓!Gmailのスターやラベルなどの活用術

ビジネスやプライベートでGmailを利用する方はたくさんいらっしゃると思いますが、このGmailには意外と使われていない便利な機能がたくさんあります。

初心者でも使えるものから裏技的なものまで様々な機能がありますが、今回はだれもが気軽に使える機能をご紹介します。

Gmail活用術まとめ

スター機能

star

まずはスター機能。スターの位置はメールの件名のそばです。通常は薄いグレーの星「」ですが、クリックすると黄色い星「」になってスター付きのメールになります。もう一度クリックするとスターを解除できます。

未読・既読問わず付けることができるので、あとでゆっくり読みたいメールにつけておくと見逃し防止になって便利です。

重要機能

important

スターの隣に長方形のマークがあります。これは「重要」マークで、Gmail自身が重要と判断したメールに自動でつけてくれます。大切なメールにチェックを付けてくれるとは、ありがたいですね! 重要マークは手動でチェックを付けたりはずしたりできます。

時々、重要でないメールにマークが付いたり、重要なメールにマークがないことがあります。そのようなときには、手動でマークの付けはずしをしているとGmailが学習するので、重要マークの精度が上がりますよ!

ラベル機能

メールの振り分けにフォルダを作成するのが面倒なときは、フォルダより手軽に振り分けができるラベル機能がおすすめです。受信したメールに「友人」「家族」などのラベルをつけることで、メールを分類することができます。

label01

メール本文の上にあるラベルボタンをおすと、新規作成することができます。

label03

作成したラベルは左のメニューに自動的に表示されます。また、ラベルはひとつのメールに複数つけることができます。色の設定もできるので、感覚的な操作でメール整理ができます。

アーカイブ機能

Gmailには、読んだメールを削除せずに受信トレイから見えなくする機能があります。この機能をアーカイブ(保管)機能といい、古いメールを移動して、受信トレイに新しいメールだけを残すことができます。

archive

やり方は簡単で、メール本文の上にあるアーカイブボタンを押すだけです。削除したメールは30日たつと完全に消えますが、アーカイブしたメールは削除されません。なので、削除するかどうか迷うメールはアーカイブしておくと、必要になったときには検索して再び見ることが可能です。

大容量であるGmailのメリットを活用するなら、読み終えたメールはできるだけアーカイブしておくことをおすすめします。

まとめ

いずれもシンプルですが、メールチェックが格段にはかどる機能です。上手に活用して整理上手を目指してくださいね。


イベント

2017/12/05(火)
Design Thinking Square