Gmailのアーカイブ機能の使い方

Gmailをつかっているかたなら一度は聞いたことがあると思う機能「アーカイブ」。

受信トレイの目立つところにアイコンがあるにもかかわらず、使い方を知らない人が多い機能でもあります。わかりにくい機能ですが、一度わかるとメール整理にとても役に立ちます。

Gmailのアーカイブとは?

そもそもアーカイブ機能とはどういうもので、何に使うものでしょうか?

アーカイブはメールを整理するためのGmailの機能です。具体的には読んだメールを、削除をしないで受信トレイから見えなくします。

削除とアーカイブの違いは?

みなさんは、一度読んだメールを削除しようかどうか迷ったことはありませんか? 読み返さないと思うけれど、もしかしたら後で必要になるかもしれない・・・。

そんなときは、削除せずにアーカイブしておきます。手紙でたとえると、不要な手紙はゴミ箱に入れますが、いつか読み返すかもしれない手紙がは引き出しなどにしまっておきますね。

アーカイブは捨てずにしまっておくメールと考えてください。

メールをアーカイブする方法

アーカイブのボタンは「迷惑メールを報告」ボタン「削除」ボタンと一緒に並んでいます。

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削除したメールは30日たつと完全に消えますが、アーカイブしたメールは削除されることはありません。

アーカイブしたメールはどこにある?

さて、アーカイブしたメールが必要になったときはどうやってみつけるのでしょうか?

左のメニューの下の部分に、「迷惑メール」すぐ上に「すべてのメール」という表記があります。このなかには受信トレイのメールとアーカイブしたメールがあるのでこのなかを探します。

しかし、「すべてのメール」からアーカイブしたメールを探すのは大変です。アーカイブメールだけを表示するトレイはありませんが、検索ボックスで検索して表示することはできます。

アーカイブを指定して検索するのが便利

Gmailでは、受信トレイや削除済みのメールなど指定した場所から、キーワードに一致するメールを検索する機能があります。

アーカイブしたメールのみを表示する場合は、「-in:inbox」で検索します。これで、アーカイブしたメールだけを表示させることができます。

また、アーカイブの中からキーワードで検索したい場合は、「-in:inbox 検索したいキーワード」のように指定します。

アーカイブしたメールを元に戻す方法

アーカイブしたメールは、もちろん元の受信トレイに戻すことができます。

アーカイブされたメールを右クリックして、「受信トレイに移動」をクリックすることで元に戻すことができます。

受信したメールを自動でアーカイブする

受信したメールを自動でアーカイブするには、Gmailのフィルタ機能を使います。

フィルタは「設定」の「フィルタとブロックしたアドレス」からできます。「新しいフィルターを作成」をクリックし、自動アーカイブする条件を決めて「受信トレイをスキップ (アーカイブする)」とすれば作成できます。

まとめ

大容量であるGmailのメリットを活用するなら、読み終えたメールはできるだけアーカイブしておくのがおすすめです。

不要だと即判断できるメールは削除、あとで必要になるかもしれないメールはアーカイブ。

受信トレイにはいま必要なメールだけを残しておくと、受信トレイがすっきりして見やすくなります。メール整理の参考にしてください。