「DocBase」開発者に聞く、社内で情報共有を促進させる秘訣とは?

UX MILK編集部

モノづくりのヒントになるような記事をお届けします。

UX MILKチームでも導入している情報共有ツールDocBaseのプロダクトオーナーである天野さんへのインタビューです。

UX MILKチームでは毎日、DocBaseにメモを投稿しているのですが、使っていく中で情報共有の悩みもいくつか出てきています。そこで、今回はその悩みを中心に、情報共有のコツについて質問をしてきました。

登場人物
株式会社クレイ 代表取締役 天野 充広 氏
株式会社マイナースタジオ UX MILK編集長 三瓶 亮(インタビュアー)

DocBaseの画面イメージ

質問① みんなが情報共有するようにするには?

―情報共有を社内で推進するコツはありますか? UX MILKチーム以外でも情報共有ツールを導入して会社全体で情報共有をしていきたいと考えているのですが、どう推進すべきか悩んでいまして。

よく情報共有の文化といった話があると思うのですが、無理に「情報共有の文化づくりを頑張りましょう」とするのではなく、そのプロジェクトに必要な情報を残していったら自然と大事な情報になるのが理想かなと思っています。

―では、「情報共有にはこんなメリットがあるんだよ」と説得する必要はないと?

そうですね。まず、有益な情報が共有されている状態にするのが大事です。DocBaseを導入していただいた企業様の事例では、「業務に関してよく質問される人を社内インフルエンサーにした」というものもありました。

まずよく質問される人に、質問される内容についてDocBaseに書いてもらいます。そうすると、自然とほかのメンバーも書くようになっていくと。

Docbase天野さん

―DocBaseでは情報共有を促進するためにこだわった点はありますか?

Googleスプレッドシートからコピペでテーブル作成ができる機能など、メモを書きやすくする機能にはこだわっています。また、DocBaseの特色としてグループ単位で公開範囲を決めることができる機能があります。

「情報はすべてオープンにすべき」という考えもありますが、私はそうではないと考えています。少人数で閉じているからこそ、情報共有が活発化することもあると思います。たとえば100人のメンバーが見れる状態だと、「これを書いたらまずいかも」となってしまうことってありますよね。

―ありますね。ほかの人の目を気にして書きにくくなってしまったり。

オープンにすべき情報はなるべくオープンにすべきだけど、やっぱり隠さなきゃいけない情報も絶対あります。人数が増えるほど、アクセス権限の管理は重要になると思います。大きい組織だと、どうしても全社に対してオープンにできない機密情報などは出てきますよね。

補足:グループ機能
プロジェクトごとにグループを作成でき、メンバーを自由に追加できる。また、グループ内のメモは、グループのメンバーしか見ることができない。

質問② どういう情報を共有すれば良い?

―情報共有ツールってどのような情報を投稿すれば良いのかいつも悩んでしまうのですが、DocBaseはどのような情報をメモにすると良いですか?

DocBaseはなるべく小さい情報でも投稿できるようにしています。小さい情報でも入れておけば、ほかの情報と組み合わせて体系化することで良い情報になるということを実現したかったので。

なので、あまり情報の粒度を気にしないで共有してもらい、小さい情報からメモを育てていくと良いと思います。メモの挿入機能があるので、メモを整理しやすくなっています。

補足:メモを挿入する機能
DocBaseのほかのメモを挿入できる機能。クリックすることで挿入したメモを展開できるので、わざわざ別タブで開く必要がないので便利です。

―うちのチームでもメモを挿入する機能は好評です。

あとは、DocBaseのデザイン設計するときは、ただ羅列しただけでもメモがなんとなく整って見えることを意識しましたね。そうすることで、少しでも書くハードルが下がるようにと考えています。

ほかにも、メモを作成しやすくするための機能はいくつもあり、そのひとつが埋め込みの機能です。Googleスプレッドシートやプロトタイピングツール、動画、スライドも埋め込むことができます。プロトタイピングツールの埋め込みについては、ヘルプページに例があります。

質問③ メモの整理のコツは?

―メモの整理方法で悩んでいるのですが、DocBaseではどのように整理すると良いですか?

DocBaseは小さい情報でも投稿できるようにしているので、大事な情報が埋もれてしまうことはありますね。

ひとつの解決策としては大事な情報は、グループごとのREADMEに入れていってもらうという方法です。メモを挿入する機能でREADMEに大事なメモへのリンクを挿入することで、大事な情報を見つけやすくなります。

補足:README機能
全員またはグループごとにREADMEを作成できる。

―READMEはメモの挿入とあわせて使うと良いのですね。

もうひとつは、グループ単位で情報をひとつの階層になるべくフラットに並べると良いです。DocBaseでは階層構造ではなく、グループとタグで整理できるようにしています。

メモが増えてくると、階層構造は破綻しやすいと思っています。たとえば、製品Aと製品Bの両方に関連するメモを作る場合、製品Aと製品Bのどちらのディレクトリに入れるのか問題になります、

なので、DocBaseではメモをグループとタグで絞り込んで探してもらうことを想定しています。また、タグ機能にはこだわっていて、複数のタグで絞り込むこともできるようになっています。

補足:複数タグで絞り込む
Ctrlキー(Windows)またはCommandキー(Mac)を押しながらタグをクリックすることで、複数のタグで絞り込みができて便利です。

―複数タグでの検索は知らなったですが便利ですね。自由にタグを付けて、探すときに絞り込むのは良さそうです。

あとは、検索だとさらに細かい条件で絞り込むことができます。また、更新順や作成順などでソートができる機能も最近リリースしました。

ただ、整理や検索は本質的には解決できてないとは思うので、これからもっと便利にできると思っています。今後は不要になったメモのアーカイブ機能などの導入を検討しています。

補足:検索機能
検索条件が表示され、タグやグループ、著者名などがサジェストされるので最小限の入力で検索ができます。

DocBaseはこのような企業におすすめ

―最後に、DocBaseをこのように使って欲しいといった想いはありますか?

会社全体に導入して、複数のプロジェクトを抱えているような人たちにDocBaseを使ってもらいたいです。ほかのサービスに比べて、ある程度人数が多くてもパフォーマンスが落ちず、サクサク使えるのがDocBaseの強みでもあるので。実際、500人を超える企業様でも導入していただいています。

あとは、一定の人数まで料金が一律でなので、気軽にメンバーを追加しやすいようになっています。一人当たりの月額料金も200~300円なので導入しやすいかなと。

―価格表を見ると、小さなチームから大きなチームまで導入しやすい価格設定になっていますね。

あとは、エンジニア以外のバックオフィスの人にも使ってもらいたいです。入力補助機能があるので、マークダウンに慣れていない人でも使いやすいと思います。

職種を選ばず誰でも使えるのがほかのサービスとの違いです。

補足:マークダウン補助機能
マークダウンの各構文をボタンで挿入することができる機能。また、「Markdown 書き方一覧」をクリックするとポップアップで書き方が表示されます。

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DocBaseは、いま登録すると30日間無料で使うことができます。APIを使って既存メモのインポートもできるので、ほかサービスからの移行も比較的簡単にできます。

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おまけ:UX MILKチームが気に入っている機能

機能豊富なテーブル機能

ExcelやGoogleスプレッドシートの内容をコピーして、DocBaseに貼り付けるだけでマークダウンのテーブルに自動整形してくれます。

このほかにも、カンマ区切りのCSVからテーブルを作成したり、テーブルのソートや計算機能まであったりとかなり機能豊富です。詳細はテーブル機能の説明ページを参照してください。

テーブル機能

「タグ未設定」という分類

DocBaseでは、「タグ未設定」からまだタグを付けていないメモを探すことができます。メモをとりあえず書いておいて、後からタグを付けて整理できるので便利です。

天野さんによると、「整理が好きな人とできない人がいるので、タグ未設定のメモがわかることによって、整理好きな人があとから整理できるようにした」とのことでした。

タグ未設定機能

DocBaseは、いま登録すると30日間無料で使うことができます。APIを使って既存メモのインポートもできるので、ほかサービスからの移行も比較的簡単にできます。

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提供:株式会社クレイ
企画制作:UX MILK編集部