パワーポイントで作成した資料については、機密事項が含まれている場合も往々にしてあります。また機密事項が含まれていなくても、例えば会社の共有サーバーに作成途中の資料を保管していると誰かに閲覧されることもあります。
今回はパワーポイントで作成した資料のセキュリティ確保のために、パスワードをかける方法について説明します。
パワーポイントにパスワードをかける方法
Office2003までのパワーポイントについては「ツール」の「オプション」からパスワードをかける形でした。最近主流になっているOffice2007以降については、少しパスワードをかける方法が変わって、保存の際にかける形式に変更になっています。
手順
１. まず「ファイル」から「名前をつけて保存」をクリックし、保存場所を選ぶ。
２. 上の図のように、ツールから「全般オプション」を選択し、パスワードを入力する画面が出たら入力をする。
このとき読み取りパスワードと書き込みパスワードの２種類の入力が可能ですが、単純にファイルを開くことに制限をかけるだけであれば、読み取りパスワードだけ設定すれば問題ありません。
もしもファイルを編集することにも制限をかけたい場合は、書き込みパスワードも設定してください。そうするとファイルの中身を書き換える場合には更にパスワードが必要となるため、ファイルの内容の保全性を高めることができます。
編集済みファイルの編集防止について
参考までにですが、完成したファイルについては、書き込み用パスワードを設定する以外にも編集を防止する方法があります。それはパワーポイントのファイルをPDFファイルにして保存することです。
そうすることで、パスワードに関わらず編集を防ぐことが可能です。
