せっかく上手く作成できた書類も、メールで送付するのに失敗してしまっては意味がありません。相手側にも無駄なメールを送らせる事になります。
そこで今回は、ビジネスメールにファイルを添付するとき、どんな点に注意すればいいか紹介します。
相手の受信環境を確認する
相手の受信環境や、使用できるアプリケーションを確認した上で添付ファイルを送るようにしましょう。受け取り相手のソフトのバージョンが古い場合、最新バージョンで書き出したものを送ってしまうと、相手が開くことができないことがあります。
データは保存してから添付する
送信するデータを開いた状態で送ろうとする方がいますが、データが壊れてしまう可能性があるため、厳禁です。一度保存して、ファイルを閉じてから添付するようにしましょう。
日本語のファイル名は避ける
送信する側のパソコンと、受け取る側のパソコンのOSが異なる場合、ファイルの名前が文字化けしてしまうことがあります。できるだけ英語表記のファイル名を付けるようにしましょう。
ファイルサイズに気をつける
アップロードの途中で止まってしまったり、こちら側から送信完了していても、相手には届いていない場合は、データのサイズが大きすぎる可能性があります。そんな時は、ファイルを圧縮してサイズを小さくするか、ファイル転送サービスを利用しましょう。
圧縮ファイルは「ZIP形式」にする
ファイルを圧縮すると、サイズが小さくなり、複数のファイルをフォルダごとにまとめて送信したり、パスワードをつけることができます。とても便利ですが、拡張子に注意してください。
「exe形式」はスパムメールの流行でほぼ使えなくなっており、「LZH形式」は開発元が使用しないよう呼びかけています。大半の方が圧縮解凍できる「ZIP形式」を使用しましょう。
添付ファイルがあることを知らせる
添付ファイルがあるのに、明確に記載しないと気づいてもらえない可能性があります。
『ご契約内容について【PDF添付】』と件名に記載したり、罫線で囲ってしまうなど、下記のように分かりやすく添付ファイルがあることを知らせましょう。
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添付：PDF「ご契約内容について」（全○ページ）
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フォルダは圧縮する
書類やデータが何種類かあり、フォルダごと送りたいのに送信できない、という質問をよく耳にします。フォルダはメールでは送付できないので、圧縮すると添付できるようになります。
スマートフォンやタブレットでも見る場合は形式に気をつける
WordやExcelなど、主要なアプリケーションはスマホやタブレット端末で閲覧できるようになっています。ただ、圧縮ファイルは解凍できません。データをそのまま添付するか、Google ドライブやOffice 365を介してファイルの受け渡しをおすすめします。
まとめ
いろんな相手とファイルのやり取りを行う場合は、ぜひ覚えておいてください。トラブルを未然に防ぐことに繋がります。
