メールにはテキストメール（テキスト形式）とHTMLメール(リッチ テキスト形式)の２つがあります。そしてビジネスメールでは、HTMLメールを使用しない事が一般的なマナーです。HTMLメールとはどういうものなのか、なぜHTMLメールを使用してはいけないのか、理解しておきましょう。
HTMLメールとは
背景色や文字色を変えたり、画像などを表示できるメールの事です。Webページをそのままメールするような感覚で使用することができます。
自由に装飾ができる反面、受信側の環境によっては表示できなかったり、データのサイズが大きくなってしまう場合があります。開封のカウントができたり、広告効果が高いため、会社から消費者に送られることの多い、メールマガジンなどで使用されています。
HTMLメールはウイルス感染の危険がある
Microsoftはビジネスにおいて、HTMLメールを使用しないよう呼びかけています。過去に、この機能を悪用したウイルス感染メールが出まわりました。
ウイルスに感染してしまうと、通常業務に支障をきたすばかりか、会社全体がウイルスの攻撃を受けて甚大な被害になることもあるため、HTMLメールはスパムフィルターで削除している会社も多くあります。
テキストメールとは
テキストメールは普段みなさんがよく使っている、白背景に黒文字で書かれたメールの事です。絵文字や文字に特別な効果をつけられません。装飾ができない代わりに、受信者に正しくメールを表示させられます。
データサイズもHTMLメールと比べて軽いため、日本ではビジネスメールを送る際に、テキストメールが大前提となっています。
途中でHTMLメールに変わってしまうことも
気付かないうちに、HTMLメールになっていることがしばしばあります。添付ファイルがメール本文に表示されている場合は、HTMLメールになっている可能性が高いです。受信側の設定によっては、受け取ってすぐに削除されてしまう可能性があるので、いつもと違う表示に変わっていたら、テキスト形式に戻してメールを作成しましょう。
まとめ
どうしてHTMLメールがビジネスメールでは使わないようになっているか、わかったと思います。相手に正しくメールが表示されるように、テキストメールを使用することを心がけるようにしましょう。
