プライベートでのメールは一対一の場合が多いので、送信者を選択するだけですが、ビジネスメールではそうはいきません。部署内で内容を把握したり、進捗を明示する必要があります。そんなときに使う「CC」「BCC」の使い方をしっかり覚えておきましょう。
それぞれの意味
宛先「TO」＝メインの送信先
メールを送りたい相手に対して使います。
「CC」の意味
Carbon Copy （カーボンコピー）の略。カーボン紙によって複写された文書という意味です。「正本では無く複写の方を送っていますよ。」という事を表しています。やり取りの確認や情報共有をしたい相手がいる場合に使いましょう。
「BCC」の意味
Blind Carbon Copy（ブラインド・カーボン・コピー）の略です。「複写の文書を他の方には伏せて送ります。」という意味合いです。複数の人に送りたいけどメールアドレスを伏せたい場合にはこちらを使いましょう。
宛先だけでメール交換
普通にメールを送る時は宛先「TO」です。一般的なメールソフトやGmailなどのサービスでは、カンマ(,)区切りで複数名のメールアドレスを入れると、一斉送信も出来ます。全員に確認してもらい、返信して欲しい場合には全員のアドレスを「TO」にしましょう。宛先に指定されている受信者は誰にメールを送っているのか確認することができます。
上司や同じチームの同僚は「CC」
次に、「CC」です。複数の人に送りたい時に使います。こちらは「TO」と違って、返信はいらないが情報を共有したい相手に使用します。自分の上司や、同じ仕事を受け持つ同僚など、やり取りや進捗確認のために「念のため、目を通して下さい。」という意味で送る場合に使います。社内全員に一斉送信するのも「CC」を使用します。
便利な「BCC」
こちらも複数人に送信する際に使用しますが、受信者同士のアドレスが表示されません。他の方のアドレスが表示されないので、知らない同士の人達にメールする場合や、取引担当者のアドレスなど、プライバシーに関わるときにはとても便利です。アドレス変更の連絡にも最適です。また、トラブルの相手とのやりとりを、上司や第三者に伝えることもできるでしょう。
返信の義務
「TO」でメールを受信した場合は、必ず返信しましょう。宛先に指定された本人が返事をしなければ、相手に余計な手間を取らせてしまう事になりかねません。
「CC」「BCC」に指定されている場合は返信はしなくても大丈夫です。「CC」指定の受信者が返答する際は、「宛先」指定されている相手を「CC」に変更して送信すると良いでしょう。
「CC」や「BCC」を使い分けるととても便利ですね。いろんな場面でうまく使い分けて仕事をスマートにすすめていきましょう。
