日報とは、上司やメンバーに自分の仕事の状況を報告し、情報を共有するために毎日行う報告のことです。
毎日書かなければならない日報ですが、何を書いたらいいのか困ってはいませんか？短時間で書くコツは、「書く項目をあらかじめ決めておく」ことです。
業務連絡と所感を書く
１：業務内容
その日の業務を「いつ」「どこで」「何を」「どのように行ったか」を明確に書きましょう。時系列で書くようにすると良いでしょう。誰が読んでも誤解を生まないように、数字や固有名詞を書きましょう。また、日報は簡潔で分かりやすいことが肝心ですので、だらだらとした長文は避け、箇条書きを多用しましょう。
２：所感
「今後の課題」「疑問点」など、業務を行う上で気づいたことを書きましょう。ただし、感想文や反省文を書くのではありません。あくまでも、「今後、会社のためになること」を書きましょう。
文章は簡潔に
１項目つき、１〜２文で十分です。列挙したいことがあれば、箇条書きで読みやすくしましょう。また、「〜と思いました」「〜と感じます」と書くと、ただの感想文になってしまいますので、避けましょう。
フォーマットを決める
会社によってはフォーマットが決まっているところもありますが、フォーマットがないのなら自分で作りましょう。毎回同じ形式で書かれる方が、読み手も理解しやすいからです。
基本的な項目は下記の通りですが、業務に応じて必要な項目があれば追加しましょう。
・本日の業務内容
・問題点や良かったことなど、連絡事項
・明日の予定
・所感
タスクリストなどから転記する
１日のうち何があったかを思い出すのは、意外と困難なものです。思い出すのに時間をかけるのを避けるために、タスクリストや予定表を活用しましょう。予定表にはアポイントや締め切りだけでなく、「その時行った作業の内容」もメモしておきましょう。僅かな時間で対処済みの業務をメモすることにより、正確な情報の日報を短時間で書くことができます。タスクリストは「やるべきこと」だけでなく「やったこと」も記録するようにしましょう。
気をつけるべきこと
１：早く提出する
日報は当日のうちに提出しましょう。遅くとも翌日には提出し、数日分をまとめて出すことは避けましょう。
２：自己分析は不要
自己分析や反省文はプライベートで書きましょう。日報で書く内容ではありません。
３：誤字脱字の確認
基本的なことですが、間違いがないかを確認しましょう。特に数字や固有名詞の間違いには気をつけましょう。
