ビジネスメールのコツは短い文章で要領よく用件を伝えることです。短文だからといって、必要な説明を割愛しないように注意しましょう。かえって誤解が生じることもありますので、定番の挨拶文を参考に自身の文面を構成しましょう。
文章の構成
冒頭に宛名を書き、文頭は手紙の様な時候の挨拶は省き、「お世話になっております。」「毎度ありがとうございます。」「ご利用ありがとうございます。」「貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。」など感謝や近況の言葉を書きます。
次に本文、用件を書いた後、結びの挨拶文を書き、自身の署名を書きます。初めての人に出す場合は「初めまして」の挨拶も丁寧に入れましょう。
メール文頭の挨拶文例
文頭の挨拶は一般的に次の①から④を順に組み合わせて使用します。
①.「いつも」「日頃」「毎度」「平素」
②.「大変」「格別の」「一方ならぬ」
③.「お世話になっております。」「お世話になり、」「ご利用、」「お引き立ていただき」「ご協力をいただき、」「ご愛顧を賜り」
④.「ありがとうございます。」「誠にありがとうございます。」「厚く御礼申しあげます。」「心より御礼申し上げます。」
結びの文例
結びの末尾は 一般的に「よろしくお願いいたします」が多用されますが、その前に継続して取引が続くよう下記の①②の語句を本文の内容に合わせて書き入れると良いでしょう。
①「今後とも」「引き続き」「これまで同様」
②「お付き合い」「お引き立ての程」「ご愛顧のほど」「ご指導賜りますよう」「ご高配を賜りますよう」「ご協力いただけますよう」
③「よろしくお願いいたします」
異動の挨拶を例とした定番の文例
件名：異動
平素は格別のお引立てに預かり厚く御礼申しあげます。
○月○日付で，XXXX長の任を引き継ぐことになりました。この新しい地位に就き，XXにおける企画，マーケティング，営業戦略を統括することになります。RR支店の支配人には，支配人代理のYYYY（氏名）が昇進して，私の後を継ぎます。
香港支店の支配人として仕事をする上でみなさんにいただいたご協力，ご支援には心から感謝しています。彼にも，私がいただいたと同じご支援をぜひお願いできればと思います。
今後ともご指導賜りますようよろしくお願いします。
XXXX
営業部 WWWW （ E-mail:**＠**.**）
tel.03-0000-0000
まとめ
昨今はジャンクメールを含め沢山のメールが届きます。ビジネスメールを受け取る側は、送信者と件名でプライオリティーを選択し、処理される場合が多いと思われます。
定番の挨拶文であっても、件名でメールの内容が判別できるようにすると同時に、文字化けや変換によるトラブルを避けるためにも、ビジネスメールは「テキスト形式」で送るように心がけましょう。
