要件定義は、顧客の要望を吸い上げ、要件定義書として明文化していく作業ですが、スムーズに進めていくためには、いくつかコツがあります。
そこで今回は、要件定義の進め方と、進めていく中でおさえておきたいポイントを紹介します。要件定義の流れを理解しておくと、余計な手間なく、要件定義を進めていけるはずです。ぜひ参考にしてみてください。
要件定義の進め方
要件定義の工程では、大きく分けて下記の１～３の順に進めていきます。
１. 顧客からの依頼内容をヒアリング
ヒアリングシートなどを使用して、顧客との打ち合わせを重ねて行く中でのポイントは、顧客との打ち合わせ後、必ず議事録を作成し、顧客にも提出して認識を合わせておくことです。
ヒアリングのコツ
ヒアリングは、大きい質問から小さい質問をするように意識します。初めから小さく細かい話（納期や金額）の話をすると、意識をしなくとも顧客に圧力をかけてしまいます。
顧客側に複数の関係者がいる場合は、あらかじめ意見を整理してから、打合せに臨んでもらうように依頼します。関係者全ての意見を吸い上げると、機能が膨大になったり、何の、誰のために作られるWebサイト・サービスかぼやけてしまうためです。
２. ヒアリングで得た情報を整理、分析し要件定義書を作成
顧客の要望をすべて叶えても、よいWebサービスやサイトは作れません。本当にシステム化するのが最善策なのか、どの機能が優先的に必要なのか、分析・整理した情報を要件定義書に落としていきます。
要件定義書は、顧客の要望を具体化したものです。作成者だけの視点ではなく、顧客側から読みやすいか、次の設計・開発工程の担当にも読みやすいかを意識して作成するようにしましょう。
スケジュールは詳細にたてる
ポイントは、スケジュールは詳細に立てることです。納期通りの公開ができるかどうかにも関わってくるので、デザインなどの修正依頼が顧客からあった場合はどこまで、何回まで対応できるかをあらかじめ顧客と同意を取るようにしましょう。納期を守るためにできること、できないことを顧客がイメージできるように伝えるのがおすすめです。
３. 顧客が要件定義書を確認し、同意する。同意できない箇所はヒアリング、修正を繰り返す
２で作成した要件定義書を顧客に見てもらい、認識合わせを行います。認識が違うところは要望を再度確認し、要件定義書を修正して、完成させていきます。最後に、要件定義書の内容に全て同意を得てから、次の設計工程に進みます。
課題管理表を作っておく
顧客との認識を合わせ進めていくなかで、同意をもらえなかった箇所や課題が見つかることもあるでしょう。その時はその問題に対して解決するだけでなく、都度「課題管理表」を準備して課題のリスト化と対応策・期限を管理しておきましょう。
後々作業漏れが発覚することを防いだり、顧客の認識がズレた場合も課題管理表を提示することによって、揉めるのを防ぐことができます。
まとめ
顧客の要望を明文化し、要件定義書を作成するのが要件定義の工程ですが、ただ単に書類を作成するだけでなく、プロジェクトを円滑に進めていく土台作りも、要件定義で行っていきます。初めはやることが多く、混乱するかもしれませんが、こつこつと積み上げていけば、要件定義工程は完了します。焦らずじっくりと行いましょう。
